Termos de Uso

Este é o acordo entre você — clínica, consultório ou profissional de odontologia — e Fluxo Dental, sobre o uso do sistema de gestão Fluxo Dental.

Ao criar uma conta, ou ao continuar usando o sistema depois de aceitar esta versão, você concorda com o que está escrito aqui. Se não concordar, não use o sistema.

A Política de Privacidade trata dos dados pessoais e faz parte deste acordo. Onde os dois falarem do mesmo assunto, vale o que a Política diz.

Está escrito em português direto de propósito. Onde couber uma palavra simples, ela foi usada.

O Fluxo Dental é uma ferramenta de organização: agenda, cadastro de pacientes, prontuário, odontograma, orçamentos, financeiro, documentos e comunicação com o paciente.

Ele não presta serviço odontológico, não emite opinião clínica e não decide nada sobre tratamento. Toda decisão clínica é do profissional habilitado que usa o sistema, e a responsabilidade por ela é dele.

Também não é aconselhamento jurídico, contábil ou fiscal. Os modelos de documento que o sistema oferece são ponto de partida, não parecer de advogado.

Você se compromete a informar dados verdadeiros no cadastro e a mantê-los atualizados.

A senha é pessoal. Você responde pela guarda dela e pelo que fizerem as pessoas a quem der acesso — secretária, outros dentistas, estagiários. Fica ressalvado o que decorrer de falha de segurança comprovadamente nossa: aí a responsabilidade é nossa, não sua.

Cada pessoa da equipe deve ter o seu próprio acesso. Não é permitido que duas pessoas usem o mesmo login — por exemplo, dentista e secretária. Tudo o que for feito com um acesso fica registrado em nome do titular dele, inclusive evoluções e documentos assinados, e quem compartilha o login responde por isso.

Quantas pessoas podem ter acesso depende do plano contratado: o acesso de secretária e o de outros dentistas fazem parte dos planos com equipe, descritos na página de planos. Precisando de mais pessoas, contrate o plano correspondente — usar um login para duas pessoas não é alternativa.

Se você desconfiar de acesso indevido à sua conta, avise a gente o quanto antes pelos canais no fim deste documento.

Quem se cadastra a partir de 17 de setembro de 2026 tem um teste de 7 dias, com o sistema liberado e sem pedir cartão. No 8º dia o acesso pausa até a assinatura — nada é apagado, e ao assinar tudo volta onde parou.

Contas criadas antes dessa data que estavam no plano grátis seguem na regra que tinham: grátis até 20 pacientes cadastrados; ao chegar nesse número, o cadastro de novos pacientes é bloqueado, e o que já está lá continua acessível. Conta sem plano pago que fica 45 dias sem entrar volta pela tela de assinatura.

Os planos pagos são o Solo, o Team e o Clinic. Eles se diferenciam pelo tamanho da equipe e pelos recursos incluídos, e cada um pode ser pago por mês, a cada seis meses ou por ano. Os preços e o que cada plano inclui estão na página de planos e na tela de assinatura dentro do sistema.

Recursos com uso contado — como a confirmação automática pelo WhatsApp e a leitura por inteligência artificial — têm os limites informados na tela de cada recurso.

Podemos mudar os preços. Se mudarmos, avisamos antes, e a mudança não vale para um período que você já pagou.

Você pode cancelar quando quiser, sem multa. Os recursos do plano continuam até o fim do período já pago; depois pausam, e os dados continuam lá.

Se você se arrepender da contratação, devolvemos o valor integral em até 7 dias corridos contados do pagamento. Depois desse prazo, não há reembolso do período em andamento.

Pagamento não confirmado dentro do prazo pausa os recursos do plano. Antes disso, a gente avisa.

Tudo que você registra sobre seus pacientes — cadastro, anamnese, evoluções, imagens, orçamentos — pertence à relação entre você e eles. Você é quem decide o uso desses dados; nós apenas operamos o sistema onde eles ficam guardados.

Na linguagem da LGPD: nos dados dos seus pacientes, você é o controlador e nós somos o operador, tratando esses dados em seu nome e conforme as suas instruções. Há uma exceção honesta a registrar — sobre os dados da sua conta, da cobrança e dos registros de segurança do sistema, quem é controlador somos nós, porque precisamos tratá-los para manter o serviço e cumprir obrigações legais.

Por isso é você quem responde por ter base legal para o que registra, inclusive para os dados de saúde, que a lei trata como sensíveis; por obter o consentimento do paciente quando ele for exigido; por registrar apenas o que for necessário; e por cumprir o dever de guarda do prontuário que o seu conselho profissional impõe.

Da nossa parte, adotamos medidas técnicas e administrativas razoáveis e compatíveis com a natureza do serviço para proteger o que fica guardado aqui.

Nós não usamos os dados dos seus pacientes para outra finalidade, não vendemos essa informação e não a entregamos a terceiros fora do que a Política de Privacidade descreve.

Alguns recursos do sistema usam inteligência artificial: a migração assistida, que lê documentos do seu sistema anterior ou fichas de papel (PDF, print ou foto) e monta as fichas dos pacientes; o importador de planilhas, que usa a IA apenas para entender o cabeçalho das colunas; o "Reescrever com IA" da evolução, que organiza em linguagem clínica o texto que você escreveu ou ditou; e a simulação do sorriso, que gera uma imagem a partir da foto que você envia.

A IA só é acionada quando você escolhe usar o recurso, e o conteúdo vai a um serviço de inteligência artificial exclusivamente para aquela tarefa: a Anthropic, na migração assistida; a OpenAI, no "Reescrever com IA" e na simulação do sorriso. Esses serviços não usam o conteúdo enviado pelo sistema para treinar os modelos deles. Na migração assistida, o documento original fica anexado à ficha do paciente, dentro do sistema. No "Reescrever com IA", vai só o texto da evolução — o sistema não envia nome, CPF nem outros dados do cadastro do paciente. No importador de planilhas, os dados são mascarados antes de sair do seu navegador — a IA vê o formato das células, nunca o conteúdo.

A leitura por IA é uma sugestão, não um registro. Nada é gravado sem que você confira na tela e confirme; as decisões que o sistema não pode tomar sozinho — um CPF que parece preenchimento, a criação de consultas retroativas, um dado inferido — são apresentadas para você responder. Conferir o resultado antes de gravar é responsabilidade sua, e é por isso que a tela existe.

A IA pode errar: uma data lida errado, uma palavra ilegível interpretada, um campo que deveria ficar em branco. O sistema foi desenhado para deixar em branco o que o documento não diz, mas não garantimos a exatidão de nenhuma leitura. Para os dados dos seus pacientes, o documento original continua sendo a fonte.

No "Aprimorar com IA", o texto aprimorado volta para o campo e nada é salvo antes de você conferir. A evolução é documento que você assina: revisar o que a IA escreveu é responsabilidade sua.

Ao usar esses recursos você declara ter base legal para o tratamento dos dados que envia, na condição de controlador desses dados, conforme a seção anterior. Se preferir que nenhum dado de paciente passe por um serviço de IA, não use esses recursos — o sistema funciona integralmente sem eles.

Se a clínica ligar a confirmação automática, o sistema envia ao paciente, na véspera da consulta, uma mensagem com o primeiro nome dele, o nome da clínica e a data e o horário da consulta. A mensagem sai pelo número do Fluxo Dental na API oficial do WhatsApp, operada pela Meta por meio da Datafy, que intermedia a conexão.

As respostas do paciente — o toque em Confirmar ou Preciso remarcar, ou o que ele escrever — voltam para o sistema, mudam a consulta quando for o caso e ficam registradas na ficha dele. Fotos, áudios e documentos que o paciente enviar não são guardados; fica registrado apenas que ele enviou.

O recurso vem desligado e é a clínica quem liga. Ao ligar, a clínica declara ter base legal para contatar os pacientes pelo WhatsApp, na condição de controladora desses dados. Paciente sem celular cadastrado, ou sem WhatsApp, não recebe a mensagem — a confirmação manual continua disponível.

A clínica pode conectar ao sistema o número de WhatsApp Business dela, para conversar com os pacientes por dentro do Fluxo Dental e usar respostas automáticas. Quem conecta é a própria clínica, pelo processo da Meta. Se o número já estiver no aplicativo WhatsApp Business do celular, ele continua funcionando lá.

A conta do WhatsApp Business é da clínica, em nome dela na Meta. Ao conectar, a clínica aceita também os termos e as políticas da Meta para o WhatsApp Business, que valem entre ela e a Meta. As mensagens passam pela Datafy, parceira oficial da Meta que intermedia a conexão, e ficam guardadas no sistema, na conversa e na ficha do paciente — inclusive as que a clínica responder pelo celular. Fotos, áudios, vídeos e documentos não são guardados pelo sistema: aparecem enquanto o WhatsApp os mantiver disponíveis, hoje por cerca de 30 dias. O que precisar ficar no prontuário, a clínica deve salvar na ficha do paciente.

São duas cobranças, separadas. A Meta cobra pelas mensagens que a clínica inicia — as mensagens-modelo, aprovadas por ela —, no cartão que a clínica cadastrar na Meta e pelos preços dela; o Fluxo Dental não recebe nem intermedia esse valor. Quando o paciente inicia a conversa, as respostas da clínica não são cobradas, pelas regras atuais da Meta. Já o uso do número pelo sistema vem incluído no plano Clinic e, nos outros planos, é um adicional, com o preço informado na tela do recurso.

Cada clínica pode testar por 2 dias, uma única vez, contados do clique em Conectar. Quando o teste termina, ou a assinatura para, o número deixa de enviar e receber pelo sistema, mas continua conectado na Meta e funcionando no celular, e as conversas já registradas continuam no sistema.

A clínica só pode mandar mensagem para quem deu o número a ela e aceitou ser contatado por ali. Não é permitido usar o número conectado para mensagens em massa, propaganda que a pessoa não pediu, golpe, ou qualquer uso que contrarie as políticas da Meta.

O que a clínica escreve — nas conversas, nas mensagens-modelo e nas respostas automáticas — sai em nome dela, e a responsabilidade pelo conteúdo é dela. As respostas automáticas dizem apenas o que a clínica configurou. Ao conectar, a clínica declara ter base legal para tratar pelo WhatsApp os dados de quem conversa com ela, inclusive dados de saúde que apareçam na conversa, na condição de controladora desses dados.

A Meta pode limitar, suspender ou banir um número, ou reprovar uma mensagem-modelo, pelas regras dela, e isso foge do nosso controle. Como a conexão de todas as clínicas passa pela mesma intermediação, o uso indevido de um número pode prejudicar as outras. Por isso, diante de mensagens em massa, reclamação de quem recebeu, aviso da Meta ou da Datafy, ou violação desta seção, podemos pausar o número no sistema na hora, avisando a clínica e explicando o motivo.

Se o uso do número pela clínica gerar reclamação, multa, bloqueio ou cobrança contra o Fluxo Dental, a clínica responde por isso.

O conteúdo dos documentos que você emite pelo sistema — contrato, termo de consentimento, autorização, recibo, evolução — é de sua responsabilidade. Os modelos servem de base; conferir e adaptar ao seu caso é com você, e para contratos de valor mais alto vale a leitura de um advogado.

A assinatura coletada pelo sistema é uma assinatura eletrônica simples. Ela registra quem assinou, quando, de qual endereço IP e de qual dispositivo, guarda a imagem do traço e gera um código (hash) do texto no momento da assinatura, de modo que qualquer alteração posterior no conteúdo produza um código diferente. O documento também passa a conter, no próprio texto, a declaração de aceite de quem assinou.

Ela não é uma assinatura com certificado digital ICP-Brasil, e nós não prometemos que produza os mesmos efeitos técnicos, jurídicos ou probatórios de uma assinatura feita com certificado ICP-Brasil.

A Medida Provisória 2.200-2/2001, no artigo 10, §2º, admite validade a assinaturas eletrônicas fora da ICP-Brasil quando as partes aceitam o meio como válido. A declaração que fica dentro do documento existe para registrar essa aceitação — o que ajuda, mas não decide sozinho: quem pesa uma prova é o juiz do caso concreto, e ninguém pode garantir de antemão o resultado de um processo.

Avaliar se essa assinatura serve para o documento que você está emitindo é responsabilidade sua. Quando a lei, um contrato ou uma autoridade exigirem certificado digital ICP-Brasil ou outro meio específico, use o meio exigido — o sistema não substitui essa exigência.

A gente trabalha para o sistema ficar no ar o tempo todo, mas não garante funcionamento ininterrupto nem ausência de erros. Manutenções acontecem, e quando forem programadas e relevantes, avisamos.

Parte do serviço depende de terceiros — hospedagem, banco de dados, envio de e-mail, meios de pagamento. Algumas funções existem e funcionam dentro das regras que esses serviços impõem, e podem mudar quando eles mudarem. Interrupção ou alteração causada por eles foge do nosso controle.

Mantemos rotinas de cópia de segurança da base. Rotina não é garantia: nenhum sistema está imune a falha, erro humano, incidente de segurança ou evento externo, e cópia de segurança não assegura a recuperação de todo dado em qualquer circunstância.

Por isso, o que for crítico para você deve ser exportado por você: o sistema permite baixar a lista de pacientes e relatórios em CSV, e para uma cópia mais completa é só pedir pelo suporte.

O Fluxo Dental é um sistema em evolução. Telas mudam, recursos nascem, alguns são reorganizados e outros saem de circulação, por melhoria, segurança ou porque quase ninguém usava.

Quando a mudança afetar de forma relevante algo que você usa, avisamos com antecedência razoável sempre que for possível.

Assinar o sistema não congela uma tela, um caminho de uso ou um recurso específico do jeito que ele está hoje.

Alguns recursos podem ser oferecidos em caráter experimental, indicados como tal. Eles podem ter limitações, apresentar instabilidade, mudar ou ser retirados.

Não respondemos por decisão clínica, diagnóstico, tratamento, nem pelo conteúdo daquilo que você escreve e emite pelo sistema.

Não respondemos por lucro que você deixou de ter, por cliente perdido, por dano à imagem, nem por uso indevido feito por alguém a quem você deu acesso.

Não respondemos por processo movido por paciente contra você, nem pelo resultado dele.

Na máxima extensão permitida pela lei, quando houver responsabilidade nossa comprovada, ela fica limitada ao total que você pagou pelo sistema nos 12 meses anteriores ao fato.

Esse limite não vale para dolo nem para culpa grave da nossa parte, e não afasta direito que a lei não permita renunciar.

Usar o sistema para fraude, ou para registrar dados de pessoas sem autorização para isso.

Tentar invadir, testar a segurança sem autorização escrita nossa, ou acessar dados de outra clínica.

Copiar, revender, sublicenciar ou tentar reproduzir o sistema, no todo ou em parte.

Usar automação que sobrecarregue o serviço ou contorne limites de plano.

Oferecer serviço odontológico sem o registro profissional que a lei exige.

Você pode encerrar sua conta quando quiser, pelos canais de contato.

Podemos suspender ou encerrar uma conta em caso de violação destes termos, fraude, ou falta de pagamento. Sempre que for possível, avisamos antes e damos prazo para corrigir.

Podemos também suspender o acesso na hora, sem aviso prévio, quando for preciso para proteger o sistema — atividade suspeita, tentativa de invasão, risco aos dados de outras clínicas ou dos pacientes, ou determinação legal. Nesse caso avisamos assim que der, e explicamos o motivo.

Falta de pagamento suspende os recursos do plano pago, mas não apaga nada de imediato: valem os prazos de guarda descritos abaixo.

Depois do encerramento, mantemos seus dados por 90 dias para que você possa exportá-los. Passado esse prazo, eles poderão ser excluídos em definitivo — "poderão", e não "serão", porque cópias de segurança têm ciclo próprio de expiração e há coisas que a lei manda guardar por mais tempo.

O dever de guarda do prontuário é da clínica, e continua sendo mesmo que você não exporte a tempo. Não exportar dentro do prazo não transfere essa obrigação para nós. Exporte antes de encerrar.

O sistema, o código, o nome Fluxo Dental, a marca e o layout são nossos, e continuam sendo.

O conteúdo que você cria dentro do sistema é seu. Você nos autoriza a armazená-lo e processá-lo apenas para fazer o serviço funcionar — nada além disso.

Avisos sobre o serviço podem chegar por dentro do sistema, pelo sino de notificações, pelo e-mail cadastrado ou pelo WhatsApp de contato.

Manter e-mail e telefone atualizados é com você — é por eles que os avisos chegam.

Estes termos podem mudar. Quando mudarem, a data no topo muda junto.

Se a mudança for relevante, o sistema pede um novo aceite antes de você continuar usando — e o aceite anterior fica registrado, com data, para que a qualquer momento se saiba qual versão valia quando.

Este acordo é regido pela lei brasileira.

Antes de qualquer disputa, procure a gente: quase tudo se resolve conversando, e é assim que preferimos.

E-mail contato@fluxodental.com.br

WhatsApp (11) 96024-4429